Schede doppie nei CRM Pharma
Il 10,52% di anagrafiche doppie intercettate dal Sistema SGCMF pharmasoft.
 Nel solo 2014 la certificazione SGCMF©10002:2013 ha setacciato, cioè ha sottoposto a controllo, oltre un milione di records.
Data Protection e rispetto dell'individuo rappresentano un binomio imprescindibile. Lo stesso presidente dell'autorità Garante Europeo Giovanni Buttarelli nel Data Privacy Day 2015 (EDPS doc) lo ha richiamato a gran voce. Questo passa soprattutto attraverso la verifica dell’esattezza e correttezza dei dati personali oggetto del trattamento. Tale principio è l’elemento fondante del sistema di certificazione accreditato di pharmasoft fea.
Nel corso dell’anno 2014 sono stati elaborati più di 1 milione di dati anagrafici presenti nei CRM delle aziende farmaceutiche nell’ambito della prima fase di Auditing della certificazione che prevede la verifica totale, e non a campione, del 100% dei record gestiti nei database aziendali.
SGCMF è un sistema integrato che verifica la conformità ai disposti normativi
d.lgs. 219/06 (pubblicità dei medicinali) e d.lgs.196/03 (trattamento dei dati personali) e si compone di due moduli complementari:
Fase 1: Verifica correttezza ed esattezza del dato (Audit di Processo)
Fase2: Verifica compliance procedure e processi interni (Audit di Sistema)
Sul milione di schede verificate OLTRE 100MILA SONO SCHEDE DOPPIE!
Ovviamente i top manager si saranno chiesti (in quanto soggetti a cui interessa fare business): sono tante o sono poche? E' un rischio accettabile? Ed inoltre, le aziende sono consapevoli della QUALITA' e dell' ESATTEZZA (ex art. 11 d.lgs. 196/03 e art. 5 EU Data protection regulation) dei nominativi presenti nei propri database? Che impatto può avere questo tipo di errore in termini economici? E' un freno allo sviluppo del business?
Ovviamente qui sono state prese in considerazione quelle realtà che il problema se lo sono posto, sottoponendosi a certificazione volontaria.
Siamo certi che queste domande se le ponga quotidianamente un Privacy Officer, un CRM Manager nel settore pharma?
100mila schede doppie. La Certificazione può.
Le 100 mila anagrafiche sono state intercettate dai processi SGCMF e hanno consentito alle aziende certificate di implementare azioni correttive, mettendo in sicurezza il patrimonio informativo aziendale e consentendo un utilizzo razionale ed ottimale del database.
Anagrafiche doppie. Quali i rischi?
Apparentemente trascurabili.
In realtà si presentano come rischi ad alto impatto che possono andare ad inficiare su una serie di parametri su cui si fonda l’operatività e il business dell’azienda:
- Business plan e call reporting
- Pianificazione puntuale di visite
- Pianificazione visite in condivisione tra ISF
- Rispetto limite massimo di visite per medico/anno imposte a livello regionale e comunicazione numero visite agli Organi di controllo (AIFA,Regioni)
- Reportistica consegna campioni gratuiti
Queste sono alcune delle aree esposte a rischio in caso di una gestione duplice della scheda anagrafica, senza dimenticare inoltre che la duplicità può esser dovuta ad una non correttezza del dato con conseguente trattamento illecito passibile di sanzione.
Da che cosa può dipendere la presenza di un’anagrafica doppia?
- Fusioni di aziende con match & merge di database
- Acquisizione dati da fonti esterne
- Mancata verifica sistematica del dato
- Scarsa o inappropriata formazione circa le modalità di raccolta
Questa è soltanto una delle molteplici problematiche che riscontriamo quotidianamente nella nostra attività di certificazione. Niente va lasciato al caso ed ogni errore si ripercuote con effetto domino su numerosi aspetti della produzione pharma. Trattare un dato equivale a porsi problematiche etiche e procedurali. Tali sono le problematiche, tali le responsabilità.
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